Vaga: Secretária Executiva

Cargo: Secretária Executiva – 01 vaga

Requisitos: Experiência comprovada na área, ótima postura, bom contato, carisma, boa apresentação, planejamento e organização, comunicação oral e escrita, liderança, capacidade de tomar decisões, visão sistêmica e estratégica, dentre outros.         

Atribuições:

• Assessorar diretores
• Organizar e manter registros da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
• Despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões quando solicitada.
• Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos diretores ou quando necessário aos respectivos setores da empresa.
• Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
• Dar suporte durante eventos, providenciando documentos e materiais necessários, verificando junto ao setor responsável pelo evento todas as informações referentes.
• Gerenciar informações sobre todos os setores da empresa.
• Organizar e manter o arquivo da diretoria, para a guarda de documentos e facilidade de consulta. Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos.
• Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos;
• Participar de reuniões com o Diretor para definição de procedimentos a serem adotados na empresa;
• Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos.
• Receber, controlar, selecionar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail);
• Organizar viagens: Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel e documentação legal das direções (passaporte, vistos), providenciar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas e quando for o caso reembolso.
• Receber, fiscalizar e acompanhar os pagamentos destinados à diretoria para liberação;
• Recepcionar, inspecionar e encaminhar documentação dos demais setores destinados à assinatura da diretoria; dentre outros.

Salário: informar no CV a pretensão salarial

Benefícios e horário de Trabalho: definir na ocasião da entrevista

Interessadas enviar currículo para vshvagas@gmail.com com o título VAGA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Fonte: GEBE